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国际视野|国际档案理事会、联合国教科文组织等发表联合声明《新冠疫情昭示:危机时刻记录职责愈发重要不能停摆》(中文版)

发布时间:2020-05-08 浏览次数:

本文看点

1.联合声明的发起者包括哪些国际组织?

2.新冠疫情全球蔓延引发的文件/档案管理危机?

3.应急事件带来的突发性管理难题与解决之道?

4.各类机构应当如何管理各类数据/文件/档案?

近日,国际档案理事会郑重发布如下讯息。


国际档案理事会(ICA)和国际信息专员会议(the International Conference of Information Commissioners)刚刚发布了联合声明。本声明得到文件管理者和行政管理者国际协会(ARMA International)、国际数据科学委员会(CODATA)、数字保存联盟(Digital Preservation Coalition)、研究数据联盟(Research Data Alliance)以及联合国教科文组织世界记忆和世界数据系统(UNESCO Memory of the World and World Data System)的支持。

声明基于以下三项原则:决策必须予以记录;文件与数据应在所有机构得到保护和保存;机构关闭期间应保证信息安全,加强档案保护,提供数字内容的利用服务。

我们希望档案、文件、数据领域及相关社群支持本联合声明,与我们一道强调现在和将来文件/档案工作的重要性。

以下是联合声明的全文翻译


《新冠疫情昭示: 危机时刻记录职责愈发重要不能停摆》

COVID-19: The duty to document does not cease in a crisis, it becomes more essential.

作为声明的联名签署者,我们呼吁全球所有政府、企业和研究机构,记录现在及至未来的决策和业务活动

联合声明基于联合国教科文组织公报《转危为机——新型冠状病毒疫情为开展文献遗产工作争取更多支持》,强调公共机构和私立机构的决策者应提升对文件管理和档案价值的认知,并提出三项行动呼吁:


01

决策必须予以记录

随着各国政府采取前所未有的措施应对新冠疫情的蔓延,加强文件/档案管理的重要性更甚以往。

各国政府正在做出一系列重要决策,包括对涉及数十亿人口的市场、医疗保健和日常生活进行大规模管控,旨在保障社会、经济和文化福祉,维护法治。

疫情蔓延促使利用各类数据辅助决策的益处愈发凸显,但这一切并未减少对语境化信息(如纸质文档、数据、算法、代码和音像)予以记录的需求,也不能减免各级政府记录其数据分析过程捕获关键信息的职责。

必须对决策依据、决策本身以及相关高层决策者进行充分记录,保证政府在应急事件中及事后均可问责,并使后代能够从中汲取经验教训。

在当前状况下,由于无法采用常规流程、常态基础设施,而是在应急中迅速采取新的工作方式,可能导致文件记录面临风险。

对应急状况下必须迅速部署、即刻实施的临时技术环境中生成的文件记录,应采取紧急措施恰当管理,解决保存问题(参见http://go.ironmountain.com/2020Information?utm_source=arma&utm_medium=banner&utm_campaign=2020_NA_Education_Series&src=500x500,见下图)。


02

各类机构应保障文件和数据的安全与保存

记录职责的践行者不仅仅包括各级政府,所有商业机构、研究机构和教育机构等都应履行记录职责。

新冠疫情蔓延所带来的影响将是深远的,所有机构都必须意识到恰当保存数据、有效管理文件的重要性。业务机构要维护业务活动记录以保证业务的连续性、证明权责,并将其作为向政府申请补贴资助的凭证。

研究机构和教育机构,尤其是参与疾病追踪、对病原体基因组进行图谱分析开发疫苗的的机构,必须确保相关记录和数据的准确性,并对其采取正确的保管维护措施。

正确履行记录职责的实践成果不仅使得维护业务连续性、开展研究、激发创新成为可能,而且可为后代提供危机管理的凭证性信息。世界各地的科学家正在研究档案馆保存的1918年流感大流行档案,而档案机构也会成为新型冠状病毒疫情档案的保管者。

此次疫情蔓延对经济和社会的影响需要得以证明。这不仅是为了预防、预测类似事件的再度发生,也有助于理解本次事件对当代和后代所产生的影响。


03

闭馆期间应维护数字内容的安全,加强保护,促进利用

对新冠肺炎疫情开展研究,预防其他类似事件的发生,有赖于文件管理服务、有赖于档案。否则,就不会以可保存、可访问的方式生成和捕获文件与数据。无论现在还是未来,文件和档案不仅仅是标记为“官方文件”的纸质文档,文件和档案保管者将会处理越来越复杂的数字资料,诸如算法和粗糙的初始数据。

随着全球范围内对新冠病毒疫情带来的经济影响的深切感受,保障安全、捕获和保存已经停业的公司和私营机构的文件也变得至关重要。唯有如此,才能使得以往事业的社会意义、文化意义乃至经济意义得以持续。

疫情报告标准、相关规范和定义达成全球协议(如同“仙台减灾框架”)至关重要。有必要将档案馆认定为原始数据的保管者并就此取得共识,将原始数据作为复合数据、报告信息的基础支撑。记录信息的职责不会在危机中停摆,而是比以往任何时候都更加重要。

以下为本联合声明的英文原文:

原文:国际档案理事会

原文翻译:王一帆

审核修改:王健

图片:国际档案理事会网站

编辑:王一帆

文章来源:档案那些事儿微信公众号


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