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紧跟信息时代步伐 共享智慧档案之美

——全国数字档案馆(室)建设概述

发布时间:2020-05-18 浏览次数:

    “您好,您可以关注***微信公众号,然后按流程申请在线查档。”

    “您好,您只需下载***手机APP,就可以远程查阅所需档案。”
    “您好,由于两地签订了‘远程查档、跨馆服务’协议,所以您可以在当地申请查档。”
     ……
    新冠肺炎疫情期间,许许多多拨打了各地档案馆咨询电话的群众都得到了以上“暖心”的回复,并通过档案馆官网、微信公众号、手机APP、“视频查档”平台、远程查档平台等在线方式获取了档案查阅利用服务。在疫情期间,档案部门充分利用档案数字化尤其是数字档案馆建设成果提供的这种“既不用见面、也不用上门”的服务方式,得到了查档群众的一致点赞。
    与此同时,在线归档、远程办公、“无接触式”服务等有效做法,也被机关档案室和企业档案部门广泛应用且收效显著,如,海关总署始终坚持档案管理系统与政务办公系统的深度融合,疫情期间文件材料的归档、整理、移交等工作没有受到影响;国网公司数字档案馆一个月内在线提供电子档案利用5万余次;中国石油档案管理系统在疫情防控、资源共享、数据归档、专题利用、防疫物资生产等方面发挥了积极作用。
    档案工作“不断档”、档案服务“不打烊”,在疫情防控举措十分严格的情况下,全国各级各类档案部门仍能实现工作的正常运转甚至是超常服务,除了得益于全体档案工作者在党中央的坚强领导下坚持防疫和业务“两手抓”“两不误”,还有一个重要因素就是近年来特别是“十三五”期间蓬勃开展的数字档案馆(室)建设取得了突破性成果。

                                      32家“全国示范数字档案馆”引领作用明显
    近年来,随着信息技术及信息产业的高速发展,信息化在社会各个领域广泛深入应用,档案信息化成为档案管理的必然发展趋势,档案工作逐步从传统模式向信息化时代迈进。而建设数字档案馆逐步成为各级各类档案部门进行档案信息化建设的重要举措,国家档案局对此高度重视。
    2010年,国家档案局印发了《数字档案馆建设指南》,对数字档案馆的定义、系统功能要求、应用系统开发、数字档案资源建设、保障体系建设等做出了明确规定,用来指导全国数字档案馆系统建设工作。2014年,中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出“各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排”,同年,国家档案局印发了《数字档案馆系统测试办法》。2016年4月,国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》,明确提出“加快档案管理信息化进程,持续推进数字档案馆建设”,全国范围内的数字档案馆建设也加速迈入“快车道”。
    目前,数字档案馆建设得到各级党委、政府的重视与支持。一些省、市档案信息化建设工作纳入了政府信息化建设规划和电子政务建设工程,数字化经费纳入各级财政预算;一些地区的档案信息化发展规划中,要求以数字档案馆建设为核心,实现存量资源数字化、增量资源电子化、信息储存安全化、信息服务网络化;部分省、市印发了相关文件,对加快数字档案馆建设、丰富数字资源、确保档案信息安全、实现资源共享利用等提出了明确要求。与之对应的是,各地综合档案馆的数字档案馆建设进程逐年加快,经费投入持续加强,各类技术的应用水平逐年上升,数字档案馆整体运行效果逐年提高。
    目前,全国共有32家档案馆建设的数字档案馆系统通过了国家档案局组织的测试,达到了“全国示范数字档案馆”标准,供各级档案部门对照学习。其中包括浙江、山东、云南3家省档案馆数字档案资源规模较大、系统功能较为完备、电子档案接收数量较高,还包括宁波、杭州、济南、青岛、西安、成都6家副省级市档案馆建设水平较高,具有一定特色。另有60余家档案馆建设的数字档案馆系统达到了“国家级数字档案馆”的标准。
    通过5年来的工作成效看,以测促建的方法受到了各级档案部门的广泛认可和高度重视,有效带动了区域档案信息化建设水平。已经达到“全国示范数字档案馆”和“国家级数字档案馆”标准的档案馆,充分利用信息化手段开展各项业务工作,工作效率得到进一步提高,社会公众查档更加便捷,取得了良好的实际效果,很好地推动了档案整体工作。
                                  机关数字档案室建设成就档案工作新时代
    推动数字档案室建设是国家档案局推动机关档案工作的又一重要举措。2014年中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指出,“各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排”,《国家电子文件管理“十三五”规划》也将“推进机关数字档案室建设,完善电子文件管理相关系统”作为国家电子文件管理规划的一项重要任务。由此,机关数字档案室建设已经上升到国家政策层面,意义非凡,影响重大。
    在当前形势下,数字档案室建设是机关信息化条件下的必然选择,是机关档案工作发展的内在需求,也是实现电子文件前端控制的重要手段和落实电子文件管理标准规范的最佳途径。近年来,在国家档案局的推动下,全国各地对机关数字档案室建设开展了有益的探索。
    机关数字档案室建设主要包括以下建设内容。其一是基础设施建设。基础设施包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统4方面内容。其二是应用系统建设,是数字档案室建设的关键。数字档案室的应用系统要求与办公自动化系统相衔接,能够实现电子文件归档与有效管理,并在开发和利用上有着更高的需求。其三是数字档案资源建设,是数字档案室建设的核心。重点是通过规范电子文件命名(档号)、文件格式与品质、元数据要求等关键要素,实现对电子文件的规范管理。其四是保障体系建设,是数字档案室建设的保证。保障体系主要包括经费、制度、人才3方面内容。
    国家档案局要求各地区各部门在推动机关数字档案室建设时,要认真领会数字档案室建设要求和评价指标,分清刚性指标和柔性指标,做到基本要求不降低,落实标准不走样,建设质量有保障。要把握一个大原则,即“基础设施够用、管理系统好用、档案资源适用”,就是基础设施要满足基本要求又留有冗余,管理系统能够支撑基本业务需求,档案资源齐全完整、规范有序,满足长期保存需要。在此基础上,有条件的地区和部门可以考虑制定本地区、本系统数字档案室建设要求和评价指标细则,以便更加有利于数字档案室建设在本区域、本系统的广泛推广。
    目前,全国范围内已经完成自然资源部、海关总署、安徽省人大、福建省公安厅、浙江省公安厅、湖南省林业局、广东省自然资源厅、中山市档案局、南京市审计局、南京市建邺区档案局、苏州工业园区、郑州轻工业大学共12家单位的“全国示范数字档案室”建设工作。另有3家单位已通过专家评价,正履行报批手续。
    下一步,国家档案局将继续以数字档案室建设为抓手,重点抓好机关电子文件归档和电子档案移交两项关键工作,积极探索电子档案的单套制管理。

    企业数字档案馆(室)建设试点助力企业数字化转型

    企业数字档案馆(室)建设试点工作的启动始自2017年12月1日国家档案局印发《关于开展企业数字档案馆(室)建设试点的通知》。经各地档案部门、各中央企业推荐,共有76家单位提交了试点申请方案。经专家评审,最终确定国家电网有限公司、中国长江三峡集团公司、国泰君安证券股份有限公司等35家单位为试点单位。2018年7月13日,国家档案局在京召开企业数字档案馆(室)建设试点启动会,企业数字档案馆(室)建设试点正式启动。
    自试点工作开展以来,国家档案局聚焦档案工作主责主业,紧紧围绕档案工作管理流程,指导试点企业在推进企业数字档案馆(室)建设中选定核心业务系统,在电子文件的归档范围、归档过程、存储格式、“四性”检测、元数据收集管理、基于大数据等技术的档案利用、档案编研等方面进行积极探索。两年多来,国家档案局持续推进试点工作,每季度检查各试点企业工作进度,综合运用现场指导、远程指导、统一答疑等方式帮助试点企业推进试点工作,并根据试点工作总体情况适时召开试点工作中期检查会,共同研究解决存在的问题,针对试点工作遇到的问题建立台账,逐一解决。
    截至目前,已有交运集团有限公司等9家试点企业完成试点工作,通过国家档案局组织的验收,另有一批试点企业已完成试点工作,正在进行验收准备和排期。其中,交运集团结合运输企业需求,完成ERP系统、OA系统在线归档,确立“一车一档,一档N卷”的管理模式,并通过企业数字档案馆实现企业运营车辆的全生命周期管理;中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司通过数字档案馆建设试点工作,实现OA公文系统、设计流程系统、工程项目管理系统等业务系统形成电子文件的在线归档,在三维模型+数据归档管理、专题编研知识管理等方面有创新突破;国泰君安证券股份有限公司建设完成企业数字档案室,实现了非现场开户电子文件单套制管理,并应用人脸识别、签名比对等技术深入挖掘档案信息资源,助力合规风控管理;交通银行股份有限公司在数字档案馆(室)建设过程中基于规则引擎实现档案数据的自动匹配,建成基于档案语料规则的全文检索引擎和基于内容的推荐算法;国家电网集团结合电网企业工作实际,实现了协同办公系统电子公文、经济法律系统电子合同的在线归档,打通了单轨制归档通道,实现了移动终端的档案应用。
    下一步,国家档案局将继续大力推进企业数字档案馆(室)建设试点,2020年基本完成试点单位的验收,再形成一批典型做法,并适时修订《企业数字档案馆(室)建设指南》、制定和修订《公务电子邮件管理规范》《企业产品数据管理系统(PDM)电子文件归档和电子档案管理规范》等一系列档案标准规范。  

    作者:宁宇龙

    来源:中国档案报

    2020-05-06 星期三

    原载于《中国档案报》2020年4月30日 总第3518期 第一版

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